Lietošanas instrukcija

Veikals

1. Pieteikšanās. Ievadiet no rūpnīcas saņemto lietotājvārdu un paroli un nospiediet Log in («Pieteikties»); atvērsies Dashboard (darba virsma). Pirmajā reizē nospiediet savu lietotājvārdu (augšā pa labi) → Account settings → Change password («Mainīt paroli»).
2. Pasūtīšana. Augšējā izvēlnē Outbound → Browse & order («Pārlūkot un pasūtīt»). Atrodiet preces pēc kategorijas vai meklēšanā, daudzumu iestatiet ar + / − vai ierakstiet. Nospiediet pogu Cart («Grozs») apakšā pa labi, pārbaudiet Order summary («Pasūtījuma kopsavilkums») un nospiediet Submit request («Iesniegt pieprasījumu»). Var izmantot arī Quick entry (no images) («Ātrā ievade bez attēliem»).
3. Tiešā piegāde. Preces ar zīmi Supplier direct delivery («Tiešā piegāde no piegādātāja») piegādātājs atved tieši uz veikalu; cena ir piegādātāja cena, apmaksa — pēc faktiski pieņemtā daudzuma. Pārējās preces piegādā rūpnīca.
4. Labošana līdz pārbaudei. Iesniegtajam pasūtījumam ir statuss Pending review («Gaida pārbaudi»); kamēr noliktava to nav pārbaudījusi, pasūtījuma lapā to var labot ar Edit («Labot»).
5. Noraidītam pasūtījumam ir statuss Rejected («Noraidīts») un norādīts iemesls. Nospiediet Edit & resubmit («Labot un iesniegt atkārtoti») vai Resubmit as is («Iesniegt atkārtoti bez izmaiņām»).
6. Rūpnīcas preces. Kad noliktava preces nosūta, pasūtījuma statuss kļūst Shipped («Nosūtīts»). Kad preces ir saņemtas, pasūtījuma lapā nospiediet Confirm receipt («Apstiprināt saņemšanu»).
7. Tiešās piegādes pieņemšana. Kad piegādātājs preces atvedis, pasūtījuma lapas blokā Fulfillment progress nospiediet Receive («Pieņemt») (vai atveriet to no Direct-delivery orders augšējā izvēlnē). Lauks Received qty («Pieņemtais daudzums») jau ir aizpildīts: ja piegādātājs ir apstiprinājis nosūtīšanu — ar Supplier shipped qty («piegādātāja nosūtītais daudzums»), citādi — ar Ordered qty («pasūtītais daudzums»). Ja viss sakrīt, vienkārši nospiediet Confirm receipt. Ja nesakrīt — ierakstiet faktisko daudzumu (0, ja nekas netika atvests) un aizpildiet Discrepancy note (required if a quantity differs from its default) («Paskaidrojums par neatbilstību»).
8. Problēmas ar piegādi. Pēc pieņemšanas tiešās piegādes lapā izmantojiet Request replacement («Pieprasīt aizstāšanu»): katrā rindā norādiet aizstājamo daudzumu un iemeslu (bojāts / trūkst / kvalitāte / cits), pēc vēlēšanās piezīmi. Aizstāšana ir bez maksas un automātiski tiek nosūtīta kopā ar šī piegādātāja tiešo piegādi, kad tiek apstiprināts jūsu nākamais pasūtījums (ja no šī piegādātāja neko nepasūtījāt, tiek nosūtīta atsevišķa aizstāšanas piegāde). Vēl nenosūtītus pieprasījumus var atsaukt. Ja negribat gaidīt nākamo pasūtījumu, nospiediet Send replacements now («Nosūtīt aizstāšanu tūlīt») — piegādātājam uzreiz tiks nosūtīts atsevišķs aizstāšanas pasūtījums. Pieprasījumus var sekot sadaļā Replacement requests lapas Direct-delivery orders augšējā labajā stūrī.
9. Aizstāšanas apstiprināšana. Pieņemot piegādi ar aizstājējprecēm, formā redzams bloks Replacements received. Ja preces atvestas, atstājiet atzīmi; ja nē — noņemiet to, un piegādātājam tas tiks pieprasīts atkārtoti ar nākamo pasūtījumu. Lūdzu, pieņemiet piegādes laikus — pasūtījuma lapā tiek atgādināts par vēl nepieņemtām piegādēm.
10. Izpildes gaita. Bloks Fulfillment progress («Izpildes gaita») atsevišķi parāda Factory delivery («Rūpnīcas piegāde») un katru tiešo piegādi; tās norit neatkarīgi viena no otras.
11. Darba virsmas kartītes: Awaiting receipt confirmation («gaida saņemšanas apstiprinājumu»), Direct deliveries to receive («tiešās piegādes pieņemšanai»), Rejected, to revise («noraidīti, jālabo») — nospiediet kartīti, lai atvērtu attiecīgo sarakstu.
12. Pārskati. Augšējā izvēlnē Analysis report («Analīzes pārskats») rāda jūsu veikala daudzumus un summas, grupējot pēc datuma, piegādātāja, kategorijas, preces u. c.; ar Print report to var izdrukāt.

Noliktava

1. Pasūtījumi pārbaudei: darba virsmas kartīte Outbound to review vai saraksts Outbound.
2. Pārbaudiet sadalījumu. Pasūtījuma lapā ir bloks Split preview (orders will be placed exactly as shown) («Sadalījuma priekšskatījums»). Rindas sadaļā Shipped by the factory («Nosūta rūpnīca») nosūta noliktava; rindas sadaļā Supplier direct delivery pēc apstiprināšanas tiek nodotas šim piegādātājam (piegādātāja kods un nosaukums, daudzums, piegādātāja cena, pasūtījumu e-pasts).
3. Sarkanas problēmu rindas (piegādātājs vai kataloga rinda deaktivizēta, trūkst pasūtījumu e-pasta u. tml.) bloķē apstiprināšanas pogu — tā ir pelēka. Administratoram vai iepircējam jāizlabo pamatdati, izmantojot saites rindā; pēc tam atsvaidziniet lapu un apstipriniet pasūtījumu.
4. Apstiprināšana: nospiediet Approve («Apstiprināt»); ja pasūtījumā ir piegādātāju preces, poga saucas Approve and order (purchase emails to N supplier(s)) («Apstiprināt un pasūtīt»). Sistēma automātiski nosūtīs piegādātājiem pasūtījuma paziņojumu — to nevar atsaukt.
5. Noraidīšana: aizpildiet Rejection reason (required) («Noraidīšanas iemesls») un nospiediet Reject («Noraidīt»). Veikals redzēs iemeslu.
6. Komplektēšana un nosūtīšana: kartīte Outbound to pick → pasūtījuma lapā nospiediet Print («Drukāt») — komplektēšanas lapa / pavadzīme (tikai rūpnīcas preces) → pēc komplektēšanas nospiediet Pick & ship («Komplektēt un nosūtīt»). Pasūtījumiem, kas pilnībā nodoti piegādātājiem, ir statuss Handed off to suppliers («Nodots piegādātājiem»), un nosūtīšana nav vajadzīga.
7. Tiešo piegāžu uzraudzība. Sarakstā Direct-delivery orders redzams Seen by supplier («Piegādātājs apskatījis») / Not yet seen by supplier («Piegādātājs vēl nav apskatījis»). Statuss Shipped by supplier nozīmē Supplier confirmed shipment («Piegādātājs apstiprināja nosūtīšanu»); pasūtījuma lapā redzami nosūtītie daudzumi un piegādātāja paskaidrojums. Ja piegādātājs ilgi nav atvēris pasūtījumu, piezvaniet viņam.
8. Atcelt var tikai pirms piegādātājs apstiprina nosūtīšanu: tiešās piegādes lapas apakšā nospiediet Cancel direct-delivery order («Atcelt tiešo piegādi»), aizpildiet Cancellation reason (required) («Atcelšanas iemesls») un atzīmējiet I confirm the supplier has not delivered; this cannot be undone («Apstiprinu, ka piegādātājs nav piegādājis; to nevar atsaukt»). Piegādātājam automātiski tiks nosūtīts atcelšanas e-pasts. Pēc tam, kad piegādātājs ir nosūtījis preces, atcelt vairs nevar — veikals pieņem faktiski atvesto (0, ja nekas netika atvests).
9. E-pasta problēmas: kartīte Direct-delivery email issues vai filtrs Email status = Email issues. Blokā Email log («E-pastu žurnāls») nospiediet Resend («Sūtīt atkārtoti»); pēc piegādātāja e-pasta izlabošanas — Resend to current email («Sūtīt uz pašreizējo e-pastu»); ja ar piegādātāju sazinājāties citādi (piemēram, pa tālruni), ierakstiet Note (e.g. ordered by phone) («Piezīme») un nospiediet Mark as handled manually («Atzīmēt kā apstrādātu manuāli»).

Piegādātājs

1. Paziņojums. Par katru jaunu pasūtījumu saņemsiet e-pastu. Nospiediet tajā pogu View the order and confirm shipment («Skatīt pasūtījumu un apstiprināt nosūtīšanu») — 7 dienu laikā pasūtījums atvērsies uzreiz, bez paroles; vēlāk atvērsies pieteikšanās lapa, un pēc pieteikšanās nonāksiet tajā pašā pasūtījumā. Lūdzu, nepārsūtiet paziņojuma e-pastu. Jebkurā laikā varat arī pieteikties vietnē un atvērt Orders («Pasūtījumi»).
2. Pirmajā pieteikšanās reizē nomainiet paroli: lietotājvārds (augšā pa labi) → Account settings → Change password: aizpildiet Current password («Pašreizējā parole»), New password («Jaunā parole»), Confirm new password («Atkārtojiet jauno paroli») un nospiediet Save («Saglabāt»).
3. Pasūtījumu saraksts atveras cilnē To ship («Jānosūta»); citas cilnes ir Shipped («Nosūtīti»), Completed («Pabeigti»), Cancelled («Atcelti») un All («Visi»). Lai atvērtu pasūtījumu, nospiediet View & ship («Skatīt un nosūtīt»).
4. Rindas un adrese: pasūtījumā redzami preču nosaukumi, jūsu artikuls, Ordered qty («Pasūtīts») un vienības cena; sadaļā Delivery details («Piegādes dati») — veikala nosaukums, adrese un tālrunis.
5. Drukāšana. Nospiediet Print («Drukāt») pasūtījuma augšējā labajā stūrī, lai to izdrukātu (ķīniešu un angļu valodā, ar veikalu, rindām un summām) — to var nodot kopā ar precēm, lai veikals parakstītu.
6. Nosūtāmais daudzums: Ship qty («Nosūtāmais daudzums») pēc noklusējuma ir vienāds ar pasūtīto. Mainiet to uz daudzumu, ko faktiski varat piegādāt — ne vairāk kā pasūtīts; ja kādu rindu nevarat piegādāt nemaz, ierakstiet 0.
7. Nosūtāt mazāk? Ja kaut vienā rindā daudzums ir mazāks par pasūtīto, obligāti jāaizpilda Discrepancy note (required if shipping less than ordered) («Paskaidrojums par neatbilstību»).
8. Aizstāšana. Ja pasūtījumā redzams bloks Replacements for earlier deliveries (no charge), veikals ir konstatējis problēmas ar kādu iepriekšējo piegādi. Lūdzu, piegādājiet šīs preces kopā ar šo pasūtījumu bez maksas; ja nevarat — norādiet to nosūtīšanas piezīmē. Arī pasūtījumi tikai ar aizstāšanu (bez pasūtītām rindām) ir jāapstiprina kā nosūtīti.
9. Apstiprināšana: atzīmējiet I have checked the quantities; the shipment cannot be changed after confirming («Esmu pārbaudījis daudzumus; pēc apstiprināšanas tos mainīt nevar») un nospiediet Confirm shipment («Apstiprināt nosūtīšanu»).
10. Pēc apstiprināšanas mainīt nevar. Ja kaut kas nav kārtībā, sazinieties ar rūpnīcu — vienkārši atbildiet uz paziņojuma e-pastu vai rakstiet uz Contact email («Saziņas e-pasts») pasūtījuma lapā. Pasūtījumu var atcelt tikai rūpnīca; ja tā statuss ir Cancelled, nepiegādājiet to.
11. Norēķini un rēķini: norēķins notiek pēc daudzuma, ko veikals faktiski pieņēmis. Rēķinu izrakstiet rūpnīcai (pasūtījuma lapā tā norādīta kā Ordered by — «Pasūtītājs»). Your supplier code: SUP-… augšējā joslā ir jūsu numurs sistēmā; nosauciet to, sazinoties ar rūpnīcu.
12. Pārskati. Augšējā izvēlnē Reports («Pārskati») apkopo jūsu tiešās piegādes pasūtījumus (pasūtītais un nosūtītais daudzums, summa) pa mēnešiem, veikaliem, precēm u. c.; ar Print report to var izdrukāt.

Administrators / iepircējs

• Settings → Suppliers → New supplier: atstājiet kodu tukšu — tas tiks izveidots automātiski formātā SUP-0001; tiešās piegādes piegādātājiem obligāti jānorāda Order email («Pasūtījumu e-pasts»).
• Supply catalog («Piegāžu katalogs», saite piegādātāju sarakstā): pievienojiet preces un norādiet Supplier price («Piegādātāja cena», par pamatvienību, bez PVN). Jaunā cena attiecas uz pasūtījumiem, kas apstiprināti pēc saglabāšanas; jau izveidotās tiešās piegādes saglabā iepriekšējo cenu.
• Settings → Region — reģionu uzturēšana; veikala reģionu norāda sadaļā Settings → Stores (tikai admin).
• Settings → Supply rules («Piegādes noteikumi»): kas piegādā preci. Prioritāte: veikals > reģions > visi veikali; ja noteikuma nav, preci piegādā rūpnīca. Lai iestatītu visu piegādātāju uzreiz, nospiediet + Configure supply scope by supplier («Iestatīt piegādes apjomu pēc piegādātāja»), izvēlieties piegādātāju un apjomu (visi veikali / reģions / izvēlēti veikali); pēc noklusējuma atzīmētas visas tā kataloga preces (var izvēlēties arī preces bez piegādātāja cenas — tiešajā piegādē tiek uzskaitīts tikai daudzums, summa paliek bez cenas), centrālā virtuve pēc noklusējuma netiek iekļauta. Vēlāk preces var pievienot vai noņemt ar Adjust products («Mainīt preces»).
• Piegādātāju konti: Settings → Users → New user, loma Supplier un lauks Linked supplier («Piesaistītais piegādātājs»). Piegādātāja kontam nevar piešķirt citas lomas (tikai admin).
• Preču valodas: preces rediģēšanas lapā sadaļā Other languages («Citas valodas») var ievadīt nosaukumus un mērvienības angļu, latviešu un krievu valodā; AI-translate blank fields aizpilda ieteikumus, kurus pirms saglabāšanas pārbaudiet. Preču sarakstā AI-fill missing translations uzreiz aizpilda visu preču tukšos laukus (esošais teksts netiek mainīts). Piegādātāja formā Extra document language nosaka, kādā papildu valodā preču nosaukumi redzami tiešās piegādes izdrukās un piegādātāju portālā.
• Analysis report («Analīzes pārskats»): filtrējiet pēc perioda, veikala / reģiona, piegādātāja, piegādes veida, kategorijas un preces, tad izvēlieties Group by un Then by (piem., veikals × prece, piegādātājs × mēnesis) un izdrukājiet. Veikali redz tikai savu veikalu, iepircēji — tikai tiešās piegādes rindas, piegādātāji portālā sadaļā Reports — tikai savus pasūtījumus.
• Precēm, ko pasūta pēc svara (piem., 0,5 kg), preces rediģēšanas lapā iestatiet Quantity decimals («Daudzuma decimāldaļas») uz 1–3; pēc noklusējuma ir Whole numbers only («Tikai veseli skaitļi»).
• Settings → Activity log («Darbību žurnāls», tikai administratoram): kas, ko un kad darīja — filtrs pēc laika, kategorijas, notikuma, lietotāja, veikala vai dokumenta numura; bloķētām darbībām redzams iemesls. Flow statistics («Procesa statistika») rāda, cik ilgi aizņem katrs pasūtījumu un tiešo piegāžu solis (mediāna / ilgākais), noraidījumu īpatsvaru, pieņemšanas neatbilstības un biežāk bloķētās darbības.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kāpēc dažām precēm ir zīme Supplier direct delivery?

Tā noteikts piegādes noteikumos: piegādātājs šīs preces ved tieši uz veikalu, norēķins notiek pēc piegādātāja cenas un veikala pieņemtā daudzuma. Rūpnīcas krājumi netiek izmantoti.

Apstiprināšanas poga ir pelēka.

Sadalījuma priekšskatījumā ir sarkanas problēmu rindas. Administratoram vai iepircējam jāizlabo piegādātājs, piegāžu katalogs vai pasūtījumu e-pasts; pēc tam atsvaidziniet lapu un apstipriniet pasūtījumu.

Piegādātājs atveda mazāk vai neko?

Veikals pieņem faktisko daudzumu (0, ja nekas netika atvests) ar paskaidrojumu; apmaksa notiek pēc pieņemtā daudzuma. Kad piegādātājs ir apstiprinājis nosūtīšanu, rūpnīca pasūtījumu vairs nevar atcelt.

Piegādātājs kļūdījās nosūtāmajā daudzumā.

Pēc apstiprināšanas to mainīt nevar — sazinieties ar rūpnīcu. Noteicošais ir veikala pieņemtais daudzums.

Piegādātājs saka, ka e-pasts nav pienācis.

Noliktava pārbauda Email log un nospiež Resend. Piegādātājs var arī pieteikties vietnē un atrast pasūtījumu cilnē To ship.