Руководство пользователя

Магазин

1. Вход. Введите логин и пароль, полученные от фабрики, и нажмите Log in («Войти»); откроется Dashboard (рабочий стол). При первом входе нажмите на своё имя пользователя (справа вверху) → Account settings → Change password («Сменить пароль»).
2. Заказ. В верхнем меню Outbound → Browse & order («Просмотр и заказ»). Найдите товары по категории или через поиск, укажите количество кнопками + / − или введите вручную. Нажмите кнопку Cart («Корзина») справа внизу, проверьте Order summary («Сводка заказа») и нажмите Submit request («Отправить заявку»). Можно также воспользоваться Quick entry (no images) («Быстрый ввод без картинок»).
3. Прямая поставка. Товары со значком Supplier direct delivery («Прямая поставка от поставщика») поставщик привозит прямо в магазин; цена — цена поставщика, оплата — по фактически принятому количеству. Остальные товары доставляет фабрика.
4. Изменение до проверки. Отправленный заказ имеет статус Pending review («Ожидает проверки»); пока склад его не проверил, заказ можно изменить кнопкой Edit («Изменить») на странице заказа.
5. Отклонённый заказ имеет статус Rejected («Отклонён») и показывает причину. Нажмите Edit & resubmit («Изменить и отправить снова») или Resubmit as is («Отправить снова без изменений»).
6. Товары с фабрики. После отгрузки складом заказ получает статус Shipped («Отгружен»). Когда товар прибыл, нажмите Confirm receipt («Подтвердить получение») на странице заказа.
7. Приёмка прямой поставки. Когда поставщик привёз товар, нажмите Receive («Принять») в блоке Fulfillment progress на странице заказа (или откройте заказ через Direct-delivery orders в верхнем меню). Поле Received qty («Принятое количество») уже заполнено: если поставщик подтвердил отгрузку — значением Supplier shipped qty («отгружено поставщиком»), иначе — Ordered qty («заказано»). Если всё совпадает, просто нажмите Confirm receipt. Если нет — укажите фактическое количество (0, если ничего не привезли) и заполните Discrepancy note (required if a quantity differs from its default) («Пояснение к расхождению»).
8. Проблемы с поставкой. После приёмки на странице прямой поставки используйте Request replacement («Запросить замену»): по каждой строке укажите количество и причину (повреждено / недостача / качество / другое), при желании — примечание. Замена бесплатна и автоматически уходит вместе с прямой поставкой этого поставщика при утверждении вашего следующего заказа (если у этого поставщика ничего не заказано, отправляется отдельная поставка только с заменой). Ещё не отправленные запросы можно отозвать. Если не хотите ждать следующего заказа, нажмите Send replacements now («Отправить замену сейчас») — поставщику сразу уйдёт отдельный заказ на замену. Следить за запросами можно в разделе Replacement requests в правом верхнем углу страницы Direct-delivery orders.
9. Подтверждение замены. При приёмке поставки с заменой в форме есть блок Replacements received. Если товар привезли — оставьте отметку; если нет — снимите её, и поставщику запрос повторится со следующим заказом. Принимайте поставки вовремя — страница заказа напоминает о ещё не принятых поставках.
10. Ход выполнения. Блок Fulfillment progress («Ход выполнения») показывает отдельно Factory delivery («Доставка с фабрики») и каждую прямую поставку; они выполняются независимо друг от друга.
11. Карточки на рабочем столе: Awaiting receipt confirmation («ждут подтверждения получения»), Direct deliveries to receive («прямые поставки к приёмке»), Rejected, to revise («отклонены, нужно исправить») — нажмите на карточку, чтобы открыть нужный список.
12. Отчёты. В верхнем меню Analysis report («Аналитический отчёт») показывает количества и суммы вашего магазина с группировкой по дате, поставщику, категории, товару и др.; кнопка Print report печатает отчёт.

Склад

1. Заказы на проверку: карточка Outbound to review на рабочем столе или список Outbound.
2. Проверьте разбивку. На странице заказа есть блок Split preview (orders will be placed exactly as shown) («Предпросмотр разбивки»). Строки в разделе Shipped by the factory («Отгружает фабрика») отгружает склад; строки в разделе Supplier direct delivery после одобрения передаются этому поставщику (код и название поставщика, количество, цена поставщика, e-mail для заказов).
3. Красные строки с проблемами (поставщик или строка каталога деактивированы, нет e-mail для заказов и т. п.) блокируют кнопку одобрения — она серая. Администратор или закупщик должен исправить основные данные по ссылкам в строке; затем обновите страницу и одобрите заказ.
4. Одобрение: нажмите Approve («Одобрить»); если в заказе есть товары поставщиков, кнопка называется Approve and order (purchase emails to N supplier(s)) («Одобрить и заказать»). После этого система автоматически отправит поставщикам уведомление о заказе — отменить отправку нельзя.
5. Отклонение: заполните Rejection reason (required) («Причина отклонения») и нажмите Reject («Отклонить»). Магазин увидит причину.
6. Сборка и отгрузка: карточка Outbound to pick → на странице заказа нажмите Print («Печать») — лист сборки / накладная (только товары фабрики) → после сборки нажмите Pick & ship («Собрать и отгрузить»). Заказы, полностью переданные поставщикам, имеют статус Handed off to suppliers («Передан поставщикам») и отгрузки не требуют.
7. Контроль прямых поставок. В списке Direct-delivery orders видно Seen by supplier («Поставщик просмотрел») / Not yet seen by supplier («Поставщик ещё не просмотрел»). Статус Shipped by supplier означает Supplier confirmed shipment («Поставщик подтвердил отгрузку»); на странице заказа видны отгруженные количества и пояснение поставщика. Если поставщик долго не открывает заказ, позвоните ему.
8. Отмена возможна только до подтверждения отгрузки поставщиком: внизу страницы прямой поставки нажмите Cancel direct-delivery order («Отменить прямую поставку»), заполните Cancellation reason (required) («Причина отмены») и отметьте I confirm the supplier has not delivered; this cannot be undone («Подтверждаю, что поставщик не привёз товар; отменить нельзя»). Поставщику автоматически уйдёт письмо об отмене. После отгрузки поставщиком отменить нельзя — магазин принимает фактически привезённое (0, если ничего не пришло).
9. Проблемы с письмами: карточка Direct-delivery email issues или фильтр Email status = Email issues. В блоке Email log («Журнал писем») нажмите Resend («Отправить повторно»); после исправления e-mail поставщика — Resend to current email («Отправить на текущий e-mail»); если вы связались с поставщиком иначе (например, по телефону), введите Note (e.g. ordered by phone) («Примечание») и нажмите Mark as handled manually («Отметить как обработанное вручную»).

Поставщик

1. Уведомление. О каждом новом заказе вы получите письмо. Нажмите в нём кнопку View the order and confirm shipment («Посмотреть заказ и подтвердить отгрузку») — в течение 7 дней заказ откроется сразу, без пароля; позже откроется страница входа, и после входа вы попадёте в тот же заказ. Пожалуйста, не пересылайте письмо-уведомление. Можно также в любой момент войти на сайт и открыть Orders («Заказы»).
2. При первом входе смените пароль: имя пользователя (справа вверху) → Account settings → Change password: заполните Current password («Текущий пароль»), New password («Новый пароль»), Confirm new password («Повторите новый пароль») и нажмите Save («Сохранить»).
3. Список заказов открывается на вкладке To ship («К отгрузке»); есть также Shipped («Отгружены»), Completed («Завершены»), Cancelled («Отменены») и All («Все»). Чтобы открыть заказ, нажмите View & ship («Открыть и отгрузить»).
4. Строки и адрес: в заказе указаны товары, ваш артикул, Ordered qty («Заказано») и цена за единицу; в разделе Delivery details («Данные доставки») — название, адрес и телефон магазина.
5. Печать. Нажмите Print («Печать») в правом верхнем углу заказа, чтобы распечатать его (на китайском и английском, с магазином, строками и суммами) — его можно передать вместе с товаром для подписи магазином.
6. Количество к отгрузке: Ship qty («Количество к отгрузке») по умолчанию равно заказанному. Исправьте его на то, что реально можете поставить, — не больше заказанного; если позицию поставить совсем не можете, введите 0.
7. Отгружаете меньше? Если хотя бы по одной строке количество меньше заказанного, обязательно заполните Discrepancy note (required if shipping less than ordered) («Пояснение к расхождению»).
8. Замена. Если в заказе есть блок Replacements for earlier deliveries (no charge), магазин обнаружил проблемы с предыдущей поставкой. Пожалуйста, привезите эти товары вместе с этим заказом бесплатно; если не можете — укажите это в примечании к отгрузке. Заказы только с заменой (без заказанных строк) тоже нужно подтвердить как отгруженные.
9. Подтверждение: отметьте I have checked the quantities; the shipment cannot be changed after confirming («Я проверил количества; после подтверждения изменить нельзя») и нажмите Confirm shipment («Подтвердить отгрузку»).
10. После подтверждения изменить нельзя. Если что-то не так, свяжитесь с фабрикой — просто ответьте на письмо-уведомление или напишите на Contact email («E-mail для связи») со страницы заказа. Отменить заказ может только фабрика; если заказ в статусе Cancelled, не отгружайте его.
11. Оплата и счета: расчёт ведётся по количеству, фактически принятому магазином. Счёт выставляйте фабрике (на странице заказа она указана как Ordered by — «Заказчик»). Your supplier code: SUP-… в верхней панели — ваш номер в системе; называйте его при общении с фабрикой.
12. Отчёты. В верхнем меню Reports («Отчёты») сводит ваши заказы прямой поставки (заказано, отгружено, сумма) по месяцам, магазинам, товарам и др.; кнопка Print report печатает отчёт.

Администратор / закупщик

• Settings → Suppliers → New supplier: оставьте код пустым — он будет создан автоматически в формате SUP-0001; для прямых поставок обязательно укажите Order email («E-mail для заказов»).
• Supply catalog («Каталог поставок», ссылка в списке поставщиков): добавьте товары и задайте Supplier price («Цена поставщика», за базовую единицу, без НДС). Новая цена действует для заказов, одобренных после сохранения; уже оформленные прямые поставки сохраняют прежнюю цену.
• Settings → Region — ведение регионов; регион магазина задаётся в Settings → Stores (только admin).
• Settings → Supply rules («Правила снабжения»): кто поставляет товар. Приоритет: магазин > регион > все магазины; если правила нет, товар поставляет фабрика. Чтобы настроить поставщика целиком, нажмите + Configure supply scope by supplier («Настроить зону поставки по поставщику»), выберите поставщика и зону (все магазины / регион / отдельные магазины); по умолчанию отмечены все товары из его каталога (можно выбрать и товары без цены поставщика — в прямой поставке учитывается только количество, сумма остаётся без цены), центральная кухня по умолчанию исключена. Позже товары можно добавить или убрать через Adjust products («Изменить товары»).
• Учётные записи поставщиков: Settings → Users → New user, роль Supplier и поле Linked supplier («Привязанный поставщик»). Учётной записи поставщика нельзя назначать другие роли (только admin).
• Языки товаров: на странице редактирования товара в разделе Other languages («Другие языки») можно указать названия и единицы на английском, латышском и русском; AI-translate blank fields подставляет варианты перевода — проверьте их перед сохранением. В списке товаров AI-fill missing translations заполняет пустые поля сразу у всех товаров (имеющийся текст не меняется). В форме поставщика Extra document language задаёт, на каком дополнительном языке показывать названия товаров в печати прямой поставки и в портале поставщика.
• Analysis report («Аналитический отчёт»): фильтры по периоду, магазину / региону, поставщику, способу поставки, категории и товару; затем выберите Group by и Then by (например, магазин × товар, поставщик × месяц) и распечатайте результат. Магазины видят только свой магазин, закупщики — только строки прямой поставки, поставщики в портале в разделе Reports — только свои заказы.
• Для товаров на вес (например, 0,5 кг) на странице редактирования товара выберите в Quantity decimals («Знаков после запятой») 1–3; по умолчанию — Whole numbers only («Только целые»).
• Settings → Activity log («Журнал действий», только администратор): кто, что и когда сделал — фильтры по времени, категории, событию, пользователю, магазину или номеру документа; для заблокированных действий указана причина. Flow statistics («Статистика процессов») показывает длительность каждого этапа заказов и прямых поставок (медиана / максимум), долю отклонений, расхождения при приёмке и чаще всего блокируемые действия.

Частые вопросы

Почему у некоторых товаров значок Supplier direct delivery?

Так задано правилами снабжения: поставщик везёт эти товары прямо в магазин, расчёт — по цене поставщика и по принятому магазином количеству. Склад фабрики они не используют.

Кнопка одобрения серая.

В предпросмотре разбивки есть красные строки. Администратор или закупщик должен исправить поставщика, каталог поставок или e-mail для заказов; затем обновите страницу и одобрите заказ.

Поставщик привёз меньше или ничего не привёз?

Магазин принимает фактическое количество (0, если ничего не пришло) с пояснением; оплата — по принятому количеству. После подтверждения отгрузки поставщиком фабрика уже не может отменить заказ.

Поставщик ошибся в количестве к отгрузке.

После подтверждения изменить нельзя — свяжитесь с фабрикой. Решающим является количество, принятое магазином.

Поставщик говорит, что письмо не пришло.

Склад проверяет Email log и нажимает Resend. Поставщик также может войти на сайт и найти заказ на вкладке To ship.